Niszczenie i przechowywanie dokumentacji

W polskim prawie jest wymóg, aby dokumenty przechowywane były przez kilka lat – nawet jeżeli nie są na bieżąco wykorzystywane podczas pracy. W ten sposób całość będzie mogła zostać skontrolowana na przykład przez Urząd Skarbowy lub prokuraturę. Oczywiście w razie, gdy zaistnieje taka potrzeba. Z reguły jednak nie są one sprawdzane przez żadną instytucję, co wcale nie zwalnia nas z obowiązku przechowywania takiej dokumentacji. Jeżeli nasza firma przechowuje jej dużą ilość to tak naprawdę jest to dość spory kłopot. Będzie ona zajmowała sporo miejsca i z czasem będzie jej coraz więcej. Może okazać się tak, że nie będziemy mieli wystarczającej ilości miejsca, aby móc ją składować w nieskończoność. Dlatego będziemy musieli się zastanowić nad jakąś możliwością, która będzie w stanie pozwolić nam spełnić postanowienia prawa i przechowywać akta przez wymaganą ilość lat. Na szczęście w dzisiejszym świecie możemy korzystać z wielu różnych usług i tak naprawdę nie powinno być to żadnym problemem.

Dokumentacja

Są firmy, które specjalizują się w archiwizacji dokumentacji. Możemy skorzystać z ich możliwości i po prostu składować dokumenty w magazynach, które są przez nie oferowane. Przechowywanie akt jest dużym ułatwieniem, ponieważ na dobrą sprawę nie potrzebujemy własnego archiwum. Wynajmowanie specjalnych magazynów byłoby drogie, a korzystanie z takich możliwości jest zdecydowanie prostsze. Dzięki temu możemy zaoszczędzić całkiem sporo pieniędzy i przy okazji nie będziemy się obawiali, że coś będzie przebiegało w sposób niezgodny z prawem. Dlatego jeżeli w naszej miejscowości są takie firmy to warto jest się zastanowić nad tego rodzaju możliwościami. Jeżeli o to nie zadbamy to będziemy mieli bardziej poważne problemy, których rozwiązanie nie będzie już tak proste.

Dokument (sxc.hu)
Dokument (sxc.hu)

Dane cyfrowe

Pamiętajmy także o tym, że wiele dokumentów może być przechowywane w formie elektronicznej. Jest to dla nas ważne, ponieważ w ten sposób nie musimy mieć tak wiele fizycznego miejsca. Dokupienie zewnętrznego dysku jest niczym w porównaniu do tego jakie koszty wynikają z najmu dodatkowych pomieszczeń. Na dodatek jest to wydatek jednorazowy więc wszystko jest dla nas bardziej opłacalne. Nie możemy jednak całkowicie zastąpić dokumentów papierowych, ponieważ w dalszym ciągu wymagany jest podpis, który na komputerze jest znacznie trudniejszy do złożenia.

[Głosów:0    Średnia:0/5]

Wypowiedz się na ten temat